Covid-19 har fortfarande ett fast tag om världen och påverkar stora delar av våra liv - inte minst vårt arbetsliv. I pandemin har distansarbete ersatt kontorsarbete som den nya standarden. Men om arbete hemifrån är påväg att bli den nya normen, vad händer då med innovationen och det samarbete som driver den?
Ökad produktivitet vid arbete hemifrån?
Många företag har lyckats hantera den omvälvande förändring som covid-19-pandemin har fört med sig. De har blivit mer digitala, organiserat sin arbetskraft till att arbeta på distans, lyckats öka sin e-handel. Majoriteten av de företagsledare (78%) som World Economic Forum intervjuat förväntar sig en viss negativ inverkan på produktivitet av distansarbete men många företag visar sig till och med ökat produktiviteten i organisationen. Det börjar nämligen komma ut rapporter och studier från flera länder att produktiviteten faktiskt ökar vid arbete hemifrån.
Managementföretaget Okta har i en studie av britter som i pandemin börjat arbeta hemifrån funnit att över hälften ansåg sig själva mer produktiva och endast en fjärdedel ville återgå till kontoret på heltid. Enligt en rapport från Gallup säger hela 60 procent av amerikanerna att de jobbar hemifrån och vill fortsätta göra det, även efter att pandemin är över. Det här är signaler på att sättet vi arbetar på kommer att förändras. Men allt eftersom vi fortsätter att arbeta hemifrån börjar många av oss tröttna på videokonferenser, ett arbetsliv som flyter in i privatlivet och inte minst på ensamheten och avsaknaden av samarbete och social interaktion under arbetsdagen.
Nya sätt att arbeta kräver nya sätt att innovera på
Det är något speciellt med samarbete och att mötas ansikte mot ansikte vilket sker mer naturligt i kontorsmiljö. Vid hemarbete slipper vi lägga tid på att pendla och den ökade flexibiliteten kan bidra till ökad produktivitet men när vi inte längre möter våra kollegor går någonting förlorat. Forskning från MIT har visat att framgångsrika intraprenörer och innovatörer skapar en grund för sitt innovativa arbete genom det förtroende som skapas i de de många små interaktionerna som sker på arbetsplatsen.
Vi riskerar att helt gå miste om skapandet av sociala band, byggandet av förtroende och genuint samarbete - egenskaper som är avgörande för innovation. Ändå har stora innovativa företag som Facebook och Google gett sina anställda tillåtelse att arbeta hemifrån fram till juli 2021. Standarden för hur arbete ser ut håller på att förändras. Arbetssätt som “digital by default”, digital som standard och “remote-first”, distansarbete-först har i pandemin tagit fart vilket gör att även hur vi arbetar med innovation måste förändras.
Pandemi eller inte - innovation är ett måste för att överleva på sikt
Det har bevisats att innovativa företag inte bara växer snabbare utan också är mer lönsamma än företag som är mindre innovativa. Och det har aldrig varit viktigare att fortsätta att förnya sin verksamhet och anpassa sig till förändring än nu.
När företag har lyckats hantera de omedelbara konsekvenserna av covid-19, bör skapandet, eller bibehållandet av en innovationskultur vara en prioritet. Att arbetet sker på distans får inte vara ett hinder för detta.
Arbete hemifrån behöver inte hämma innovationskraften
Enligt rapporten Innovation and communication media in virtual teams från universitetet i Köln och Leibnizuniversitetet i Hannover kommer anställda som arbetar hemifrån inte vara mindre innovativa. Rapporten säger att videokonferenser och andra digitala samarbetsverktyg kan kompensera potentiellt negativa effekter på innovation när anställda arbetar på distans. Rapporten säger att tidigare forskning visat att avsaknaden av personliga möten under distansarbete hämmar det kreativa arbetet men att ny teknik och det utbredda användandet av digitala samarbetsverktyg under covid-19-pandemin minskat denna negativa effekt avsevärt.
En studie av Google, där de under två år studerat team som arbetar på distans, fann de att det inte fanns någon skillnad i effektivitet, prestationsbetyg eller befordringar för individer och team som arbetar på distans i jämförelse med de som arbetar tillsammans på samma kontor.
Skapa en innovationskultur för distansarbete
Vi är mitt inne i en stor förändring av vårt samhälle och sättet vi arbetar på. Förändringen är inte bara driven av den pågående pandemin utan också av den våg av digital transformation som sveper över oss. Etablerade processer och gamla sätt att arbeta kommer med största sannolikhet inte ge samma resultat som tidigare utan vi alla måste tänka på nya sätt att göra saker på.
Ni måste skapa en kultur som är öppen för nya idéer. Låt teamen veta att du vill höra deras idéer, hur okonventionella de än kan verka. Oavsett hur ni jobbar med innovation och idéegenerering måste alla idéer kunna luftas och på ett öppet sätt bedömas om de kan vara något som driver företaget framåt. Öppenheten för nya idéer är nyckeln till att skapa en innovationskultur.
När ni väl skapat en kultur som är öppen för nya idéer är det viktigt att ni agerar på idéerna. Att bara säga att man är öppen för idéer räcker inte - för att medarbetare och team ska dela sina idéer måste de känna att de tas tillvara på. Det är också viktigt att skapa en trygg miljö för innovation och kreativitet. Att göra fel måste vara accepterat för att alla ska våga dela med sig av sina tankar, testa och implementera nya lösningar. Att göra fel och lära sig av sina misstag är en viktig del av innovationscykeln.
Försök också skapa en naturlig och ständigt närvarande kommunikation kring idéer och innovation. Om ni använder Slack kan ni bjuda in till kanaler avsedda för att diskutera nya idéer. Uppmuntra också medarbetare att lägga tid på att tänka nytt och arbeta på egna initiativ som kan driva verksamheten framåt. Uppmärksamma och fira gemensamt idéer som kommer fram.
Team som samarbetar på distans kan vara kreativa och innovera
Team som jobbar på distans kan vara kreativa och skapa tillsammans men är det möjligt att samarbeta lika bra som när team möts och utnyttja den kollektiva energi som driver innovation?
Ni måste se över hur ni kommunicerar i organisationen och inom teamen. Även om telefonkonferenser till viss del kan kompensera potentiellt negativa effekter på samarbetet så behöver ni göra mer än att jobba vidare som tidigare, men digitalt. I digitala möten är det svårare att snappa upp hur deltagarna känner, vad de faktiskt menar och de kan vara svårt att formulera ofärdiga idéer och tankar. Det kan vara bra att att samarbeta i andra kanaler än den vanliga telefonkonferensen och om möjligt skapa möjligheter för ledare, medarbetare och team att mötas under säkra former, t.ex. utanför kontoret eller under en promenad.
Försök att återskapa de spontana sociala interaktioner som sker naturligt när medarbetare möts ansikte mot ansikte på kontoret. Ett sätt att göra det är att uppmuntra medarbetare att regelbundet kontakta personer i organisationen som de inte direkt arbetar med med som de normalt skulle stöta på på kontoret.
Planera in och genomför kontinuerligt kreativa grupparbeten och innovationsworkshops med hjälp av något av de moderna digitala samarbetsverktyg som nu finns tillgängliga på marknaden.
Distansarbete skapar nya möjligheter för innovation
Den nuvarande situationen med pandemi, distansarbete och omvälvande förändring på marknaden och i kunders behov och beteenden ger också unika möjligheter för att undersöka och utveckla nya idéer.
Om företag lyckas ta vara på den ökade produktivitet som många upplever under hemarbete skapar det nödvändigt utrymme för att utforska nya möjligheter och avsätta tid för innovation. Idéer kan dissekeras, diskuteras och byggas vidare på vilket förhoppningsvis leder till nya banbrytande idéer.
Med tanke på att mångfald av idéer, tillvaratagande av olika perspektiv och inkludering är byggstenar för innovation kan distansarbete skapa ny möjligheter. När företag inte begränsas av geografi och lokal tillgång på expertis när de rekryterar får de nya möjligheter att öka mångfalden och skapa mer dynamiska team.
Kanske kan det faktum att vi inte är på kontoret skapa nya möjligheter för innovation. Att slippa pendla till jobbet och fysiskt jäkta mellan möten kan skapa utrymme för viktigare saker som t.ex. att ta in ny information, reflektera och analysera vad du varit med om under arbetsdagen och vad era kunder går igenom. Kanske kan hemmiljön, eller var vi nu jobbar ifrån, också ge nya perspektiv och idéer.
För att summera detta utlägg om innovation på distans
Mycket pekar på att vi kommer att fortsätta arbeta på distans i betydligt större utsträckning än före pandemin men mänsklig kontakt är en del av vårt DNA och vi måste därför skapa nya sätt att arbeta tillsammans. Människor behöver fortfarande verkliga relationer med tillit och förtroende för att samarbeta och utveckla idéer. Vi måste experimentera med digitala kommunikations- och samarbetsverktyg för att skapa mer mänskliga möten istället för att förlita oss på de gamla vanliga telefonkonferenserna.
Kärnan i en innovationsfokuserad företagskultur är det konsekventa fokuset på förändring och förnyelse. Det handlar om att skapa möjligheter för medarbetare och team att samarbeta, skapa och utbyta idéer och försäkra dem om att deras insatser kan göra skillnad.
Covid-19-pandemin och all den oro den kommer med är påfrestande. Det kanske helt enkelt inte passar sig för dig just nu att blicka framåt utan du kanske behöver fokusera på nuet. Alla kan inte förväntas ta vara på de möjligheter som nu skapas och komma fram med innovativa och inspirerande idéer just nu. Om ni har skapat en innovationskultur kommer nya idéer att flöda i organisationen, de identifieras delas och får växa. Alla ska uppmuntras att innovera och utveckla nya lösningar när de kan göra det.
Kanske det viktigaste som vi vill att ni ska ta med er är att innovationslandskapet aldrig kommer att bli detsamma. Vi står inför fortsatt förändring och nya utmaningar. Distansarbete ger möjlighet till nya sätt att samarbeta och de som anpassar sig snabbast till dessa nya förutsättningar kommer att vara de som klarar sig bäst framöver.
